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Publié le 09/06/2021 par

3 façons de passer à la dématérialisation des factures fournisseurs

3 façons de passer à la dématérialisation des factures fournisseurs

La dématérialisation des factures fournisseurs sera obligatoire à compter de 2023, pour toutes les entreprises. Une transition qui va beaucoup changer (en bien) le fonctionnement des entreprises. Pour ne pas être pris au dépourvu, le mieux est de commencer à s’intéresser dès maintenant aux différents logiciels et solutions de dématérialisation des factures fournisseurs. Libeo vous propose d’étudier trois solutions pour votre projet de dématérialisation factures fournisseurs.

Solution de dématérialisation des factures : vers la fin du format papier ?

Déjà obligatoire dans toutes les grands entreprises fournisseurs de l’État, la facture électronique va remplacer définitivement ses consœurs papier d’ici 2025. Une décision gouvernementale qui s’inscrit dans le projet de transformation digitale des entreprises.

Mais pourquoi se focaliser sur la dématérialisation des commandes fournisseurs et de leurs factures ? Parce que c’est un vieux serpent de mer. En entreprise, la gestion des factures fournisseurs implique tout un processus long et coûteux : en moyenne 14 € et deux semaines par facture ! Sachant qu’une entreprise de type TPE-PME traite environ 67 factures par mois et environ 90 fournisseurs, et que cette catégorie représente 99,8% des entreprises françaises, on comprend mieux pourquoi la digitalisation des factures fournisseurs est perçue comme une priorité stratégique par les DAF et les experts-comptables.

C’est autant de temps passé sur des tâches à faible valeur ajoutée, et pris sur la productivité de l’entreprise. Sans parler des risques d’erreurs (de saisie, de paiement), de perte et de fraude (au fournisseur, au président, etc.). Tout cela entraîne des retards de paiement qui nuisent fortement à la relation fournisseur.

Libeo simplifie la gestion de vos fournisseurs

Comment dématérialiser vos factures fournisseurs ?

Sur le type de dématérialisation tout d’abord, qui va de la dématérialisation simple à des solutions beaucoup plus complètes

La numérisation

C’est la plus simple à mettre en place : l’entreprise édite la facture, la scanne via une imprimante, puis l’envoie par mail, généralement au format PDF. Parfois même, pas besoin d’envoi : la facture est partagée avec les fournisseurs via des services de stockage et de partage de fichiers collaboratifs, comme Google Drive, DropBox ou Microsoft Teams.

La procédure est ainsi optimisée, puisque l’entreprise s’évite l’envoi par la Poste, et les frais qui vont avec. Un gain de temps également, puisque la facture est envoyée et reçue en quelques clics. Mais à réception, le format PDF empêchant toute exploitation des données, la facture doit être imprimée pour être traitée… Par ailleurs, l’envoi par mail n’est pas toujours sécurisé à 100%, et le traitement de la facture dépend du bon vouloir du réceptionnaire à ouvrir ses mails. En cas d’absence de ce dernier, sans la mise en place d’une délégation, le workflow de validation des factures reste suspendu. Une amélioration toute relative, donc.

⇒ Notre avis : 5/10

La reconnaissance automatique des factures

Le traitement par OCR (Optical Character Recognition) est de plus en plus préconisé en comptabilité. Le principe est le suivant : la facture est réceptionnée au format PDF ou JPG, elle est lue par l’OCR qui saisit automatiquement les informations dans un fichier compatible avec le logiciel comptable. Donc, inutile de la réimprimer : toutes les données comptables sont saisies et enregistrées automatiquement.

Concrètement, comme ça marche ? Le procédé comprend 5 étapes :

  • Préanalyse de l’image ;
  • Segmentation des lignes et caractères ;
  • Classification par caractéristiques des formes et lignes reconnues ;
  • Comparaison de la structure des éléments via des algorithmes ;
  • Réalisation du post-traitement en utilisant des méthodes contextuelles et linguistiques pour limiter autant que possible le nombre d’erreurs.

La reconnaissance automatique des factures est une technologie compatible avec la lecture de plusieurs formats : document scanné, capture d’écran, image, etc. Elle lit aussi bien les factures que les relevés de banque et les contrats. L’intérêt de l’OCR est de réduire la quantité d’interventions humaines nécessaires au processus.

Toutefois, deux inconvénients à signaler :

  • les conditions de mise en forme ;
  • le coût des logiciels.

⇒ Notre avis : 7/10

La facturation électronique

C’est la méthode la plus aboutie. L’ensemble des cycles de vie de la facture est dématérialisée :

  • édition,
  • envoi,
  • réception,
  • traitement,
  • validation,
  • paiement
  • comptabilisation
  • et archivage.

Cette option a ceci d’avantageux qu’elle est entièrement sécurisée, et donc diminue sensiblement le risque d’erreurs et de fraude. Pour procéder, le fournisseur doit utiliser un système d’EDI (Échange de Données Informatisé). Il s’agit d’un échange ordinateur-à-ordinateur (pas d’intervention humaine) de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux.

Cette méthode d’échange, notamment utilisée par les experts-comptables pour l’envoi des documents  à l’administration fiscale, consiste à

Cela dit, elle nécessite des précautions supplémentaires pour authentifier l’origine de la facture, avec :

  • une signature électronique via un certificat,
  • la mise en place de contrôles visant à établir le lien entre la facture et la transaction (piste d’audit fiable)
  • ou encore l’adoption d’une norme commune de traitement entre les deux parties.

Autrement, si vous souhaitez passer à la facturation 100% électronique dans votre entreprise, il faudra convaincre vos fournisseurs de faire de même.

⇒ Notre avis : 9/10

Libeo, la dématérialisation de factures fournisseurs 100% SaaS

Vous cherchez une solution de dématérialisation complète pour vos factures fournisseurs ? Les solutions logicielles sont très performantes, mais souvent chères et pas toujours adaptées aux conditions actuelles de travail : mobilité, télétravail. Et si vous essayiez les solutions Sofware as a Service (SaaS) ?

Comment ça fonctionne ?

Importez vos factures dans Libeo via une solution de collecte, quel que soit leurs format (photo, PDF, EDI). Dès réception, grâce à la technologie OCR, la solution va détecter les factures, avoirs ou bons de commande et extraire les données : date, identité du fournisseur, numéro de facture, IBAN, montants TTC et HT. Il ne reste plus ensuite qu’à valider l’import. Toutes les factures importées sont ensuite classées dans le tableau de suivi. De là, elles sont réparties par catégories.

De là, vous pourrez visualiser dans un graphique vos principaux postes de dépenses en un coup d’œil et ainsi mieux comprendre le budget de votre entreprise.

L’avantage ? Pas de licence : la solution est hébergée directement sur le Cloud, une solution d’archivage sécurisée. Donc pas de matériel ou d’équipement à prévoir, et un procédé plus simple à mettre en œuvre. Et donc des frais de formation en moins.

Vous travaillez à distance ? Les solutions de gestion des factures Libeo sont accessibles depuis n’importe quel support : PC, tablette, smartphone. Grâce à une plateforme collaborative, vos équipes comptables peuvent intervenir sur le traitement des documents, valider et payer vos factures et acomptes fournisseurs.

Vous externalisez votre comptabilité ? Votre expert-comptable bénéficie lui-aussi d’un accès privé à Libeo, grâce auquel il peut télécharger en un clic toutes les factures ou exporter les documents vers le logiciel comptable de son choix.

A Propos de l'auteur

Libeo
Entreprise

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